Reglement loting

Ieder koor kan zich inschrijven voor Middelburg VÓLkoren.
De inschrijving voor het komend jaar start op 1 oktober en sluit op 30 november om 24.00 uur.
Een koor, dat zich inschrijft, geeft aan in welke categorie het wil worden ingeschreven. Categorieën die wij hanteren zijn: klassiek, religieus, gevarieerd en populair.
Via loting worden voor beide dagen, zaterdag en zondag, 30 plaatsen bepaald. Dit gebeurt naar rato van het aantal aanmeldingen per categorie. Daarnaast wordt per categorie nog het hoogst ingelote Zeeuwse koor toegevoegd.
Verder kiest de werkgroep per festival dag nog vier niet-ingelote koren die in aanmerking komen voor een wild card. Belangrijkste criterium bij de toewijzing is dat het koor toegevoegde waarde heeft voor het festival. Een koor kan nooit twee achtereenvolgende jaren een wild card ontvangen.
De loting (* m.b.v. random software) vindt begin december plaats. Daarna stellen de programma-coördinatoren de zangschema’s op. Eerst worden de ingelote koren ingeroosterd. Daarna kunnen de lege plekken in het rooster opgevuld worden met koren van de wachtlijst. Deze worden in volgorde van loting geplaatst. Koren die niet zijn ingeloot of niet kunnen worden geplaatst omdat het rooster vol is, komen op een definitieve wachtlijst.
Half januari horen de koren of en waar ze zijn geplaatst. Dit wordt in januari aan de koren meegedeeld, nadat de zangschema’s in concept gereed zijn. Dit doen we omdat koren en hun wensen moeten worden ingedeeld in de beschikbare locaties. Dat is een uitgebreide puzzel. Deze plaatsing is voorlopig. De plaatsing en inschrijving worden pas definitief indien binnen 14 dagen na het bericht van plaatsing het verschuldigde inschrijfgeld is voldaan.
Als op enig moment meer plaatsen beschikbaar komen, bijv. doordat ingelote koren zich terugtrekken, komen de koren van de wachtlijst in volgorde van loting in aanmerking (ook dit naar rato van het aantal aanmeldingen per categorie).
Wanneer een koor, dat niet in aanmerking is gekomen voor deelname vanaf de wachtlijst, zich het volgende jaar weer aanmeldt, dan krijgt het een dubbele kans bij die loting; een koor dat twee opeenvolgende jaren niet deel kan nemen, loot in het derde jaar drie keer mee, enz.
In alle situaties, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur nadat de werkgroep is gehoord.